Los incidentes esperados o inesperados forman parte del día a día dentro de una empresa o institución. Por eso, hay que estar preparados para elaborar un reporte de incidencias que sea exacto y confiable. En esta entrada, ampliaremos tus conocimientos sobre este tipo de documento y dejaremos un modelo editable.
Índice
¿Qué es un reporte de incidencias?
Un reporte de incidencias es un documento o formato en el que se anotan detalladamente los sucesos que han interrumpido el correcto funcionamiento de las actividades habituales de una empresa. Dicho informe va dirigido a las instancias superiores, en donde los jefes o supervisores revisarán lo ocurrido y tomarán medidas para que no ocurra de nuevo.
Dentro de una empresa son muchas las incidencias que pueden ocurrir, siendo las más comunes la falta de empleados, los retardos constantes, caídas del sistema, fallas de maquinaria, etc. El informe de incidentes debe ser lo más detallado posible, y no debería omitir ningún tipo de información ni contener información falsa o medias verdades.
Como es de suponer, cada empresa tiene sus propios formatos de reporte de incidentes, en los que se incluyen las fallas comunes en función del tipo de actividades que se realicen. De lo contrario, puedes utilizar un formato más general que se pueda personalizar a las circunstancias particulares de tu área de trabajo.
Formato de reporte de incidencias
(Membrete o logotipo de la empresa)
(Nombre de la empresa)
REPORTE DE INCIDENCIAS
Nº DE REPORTE: (Suele ser una secuencia alfanumérica).
FECHA: (Día-mes-año y hora).
ÁREA: (Recursos Humanos, producción, ventas, etc.).
EMPLEADO: (Nombre y Apellidos del empleado involucrado).
ENCARGADO: (Nombre y Apellido de quien procesa la incidencia).
ASUNTO: (Indica la naturaleza de la incidencia: (pérdida de efectivo, falla en el sistema, etc.).
- El (día-mes-año) a las (hora exacta) fue reportado por (Nombre y Apellidos del empleado), (Cargo del empleado) una (indica el tipo de incidencia y descríbelo en detalle).
- Como resultado de la incidencia referida, se produjo (indica el problema generado por la incidencia).
- El problema causado por la incidencia fue atendido de la siguiente manera: (menciona las medidas que se tomaron para restaurar la normalidad en la empresa).
- Producto de las medidas ejecutadas, se logró: (especifica los resultados de implementar las medidas de restauración).
- Finalmente, se ha hecho la notificación a los responsables directos, quienes han pautado una revisión del caso para la fecha (día-mes-año).
Modelo de Reporte de Incidencias
Tipos de incidentes comunes en una empresa
En una empresa pueden ocurrir incidentes de diversos tipos, pero es posible clasificarlos en dos categorías: incidencias previstas e incidencias improvistas.
Reporte de incidencias previstas
Un reporte de incidencias previstas contiene aquellos incidentes que no toman por sorpresa a los superiores, como por ejemplo las vacaciones de un empleado, las bajas médicas notificadas con anterioridad y las licencias de maternidad, entre otros. Una vez que se hacen oficiales, se redacta un reporte y se notifica a los superiores. Aquí tienes un modelo interesante si lo que buscas es un reporte de incidencias previstas.
Reporte de incidencias improvistas
Un reporte de incidencias improvistas se elabora en caso de presentarse un accidente laboral o cuando un empleado se enferma repentinamente. En estos casos, el empleado involucrado puede recibir una remuneración económica.
Por otro lado, cuando se trata de incidencias como robo, malas conductas, inasistencias o impuntualidad, al trabajador no le corresponde ninguna retribución y, de hecho, puede ser sancionado.
Elementos que conforman un reporte de incidencias
Cada empresa o institución tiene un formato de reporte de incidencias que se adapta a sus necesidades particulares. Ahora bien, sin importar el modelo que se utilice, existen varios elementos imprescindibles que facilitan dar un reporte exacto y confiable.
- La hoja de reporte debe estar membretada con el nombre y el logotipo de la empresa.
- Es muy importante que se especifique la fecha y hora exacta del incidente.
- El nombre del área o departamento donde ocurrió el incidente debe anotarse con claridad.
- Se debe identificar por nombre y apellidos al empleado o empleados involucrados en el incidente, además del nombre y apellido del encargado de procesar el reporte.
- En el apartado Asunto se escribe una breve descripción de lo ocurrido, como por ejemplo Falta continua, Robo de efectivo, Falla en el sistema.
- Es esencial realizar una descripción detallada de la incidencia, respondiendo a las preguntas qué, cuándo y cómo. Se debe incluir todo detalle que sea relevante para los superiores y que les permita tomar una decisión correcta y tomar las medidas pertinentes.
- En el caso de fallas en el sistema, es necesario incluir las medidas que se tomaron para solventar la situación, además de los resultados obtenidos.
Recomendaciones finales
- Todos los datos anotados deben ser exactos y precisos, a fin de que no haya ambigüedades ni malos entendidos. Esto sucede en cualquier reporte, no solo en los de incidencias. Para más información al respecto consulta este link: https://modelos-de.com/reporte/
- El reporte debe hacerse en cuando se detecte la falla o incidencia.
- Recuerda que un reporte de incidentes bien elaborado proporciona información muy valiosa para garantizar el óptimo funcionamiento de la empresa y la protección de los empleados.